CHỨC NĂNG PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC

(Ban hành kèm theo Quyết định số 72/QĐ-GDTC&TT ngày 05 tháng 4 năm 2013 của Giám đốc Trung tâm Giáo dục Thể chất và Thể thao)

Phòng Hành chính Tổ chức được thành lập theo Quyết định số: 2566/QĐ-TCCB ngày 21 tháng 7 năm 2009 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội.

          1. Chức năng

Phòng Hành chính Tổ chức có chức năng tham mưu và giúp Giám đốc quản lý, tổ chức thực hiện các công tác trong lĩnh vực: hành chính, tổ chức cán bộ, tài chính kế toán, quản trị cơ sở vật chất của Trung tâm.

          2. Nhiệm vụ

a. Công tác hành chính.

b. Công tác Tổ chức cán bộ.

c. Công tác tài chính kế toán.

d. Công tác quản trị, cơ sở vật chất.

          3. Nhiệm vụ chi tiết

a. Công tác hành chính

- Công tác tham mưu:

+ Đề xuất các giải pháp, biện pháp và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy hoạch, kế hoạch phát triển thuộc lĩnh vực được phân công;

+ Đầu mối xây dựng kế hoạch năm học, nhiệm vụ năm học;

+ Đầu mối xây dựng các dự án, đề án đầu tư phát triển thuộc lĩnh vực được phân công.

- Công tác quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ:

+ Hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định về công tác quản lý hành chính, công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của nhà nước và Trung tâm;

+ Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, gửi các công văn, tài liệu gửi đến và gửi đi trong phạm vi quyền hạn;

+ Quản lý việc đảm bảo tính pháp chế các loại văn bản. Tư vấn và thẩm định cơ sở pháp lý, thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản của Trung tâm trước khi ban hành;

+ Đầu mối tổ chức quản lý và thực hiện chế độ bảo vệ các tài liệu mật theo quy định của Nhà nước, của ĐHQGHN và của Trung tâm;

+ Quản lý con dấu của Trung tâm (trừ dấu của tổ chức Đảng, các tổ chức đoàn thể, dấu khắc chữ ký) và sử dụng các con dấu theo quy định của Nhà nước;

+ Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các văn bản, tài liệu do Trung tâm ban hành, thực hiện sao lục các văn bản liên quan đến Trung tâm và chứng thực chữ ký theo quy định của Nhà nước và của Giám đốc Trung tâm;

+ Trưởng phòng Hành chính Tổ chức được thừa lệnh Giám đốc ký một số loại giấy tờ theo quy định phân công.

- Công tác kế hoạch, tổng hợp, thống kê:

+ Tổng hợp xây dựng chương trình công tác của Trung tâm. Đôn đốc, theo dõi việc thực hiện các chương trình công tác, các kết luận, chỉ đạo của Giám đốc Trung tâm. Chuẩn bị kế hoạch, nội dung, báo cáo, tài liệu liên quan, điều kiện vật chất, kỹ thuật và các điều kiện khác thuộc lĩnh vực công tác được phân công phục vụ chương trình làm việc của Giám đốc Trung tâm với các đơn vị, với cán bộ, viên chức, HSSV và với khách ngoài Trung tâm;

+ Xây dựng báo cáo công tác tháng. Tổng hợp báo cáo của các đơn vị trong Trung tâm về kết quả hoạt động, về đề xuất kiến nghị và giải pháp, biện pháp thực hiện;

+ Đầu mối tổ chức thực hiện công tác thống kê theo quy định của Nhà nước, của ĐHQGHN và của Trung tâm.

- Công tác thư ký:

+ Chuẩn bị các báo cáo cho Giám đốc Trung tâm;

+ Ghi biên bản các cuộc họp do Giám đốc Trung tâm triệu tập và các cuộc họp khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc Trung tâm;

+ Soạn thảo kế hoạch, lịch công tác hàng tuần của Trung tâm.

- Công tác phục vụ:

+ Thực hiện công tác lễ tân của Trung tâm;

+ Quản lý phòng họp;

+ Thực hiện in ấn, sao chụp văn bản, tài liệu…phục vụ cho các hoạt động của Trung tâm theo quy định của Giám đốc Trung tâm.

b. Công tác Tổ chức cán bộ

- Nghiên cứu, xây dựng quy hoạch phát triển nhân lực phù hợp với kế hoạch chiến lược phát triển và kế hoạch năm học của Trung tâm;

- Cùng xây dựng cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong Trung tâm;

- Phối hợp với các đơn vị trong Trung tâm lập kế hoạch xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng và phát triển đội ngũ giảng viên, cán bộ nghiên cứu, cán bộ nghiệp vụ có đủ năng lực và phẩm chất đáp ứng nhu cầu phát triển của Trung tâm. Làm đầu mối xây dựng tiêu chuẩn và đánh giá cán bộ, viên chức của Trung tâm;

- Lập kế hoạch hàng năm đáp ứng nhu cầu phát triển của Trung tâm, báo cáo ĐHQGHN để duyệt chỉ tiêu cán bộ cho các đơn vị trong Trung tâm;

- Tổ chức tuyển dụng cán bộ, viên chức theo đúng quy định của Nhà nước, bố trí, điều động cán bộ một cách hợp lý, sử dụng có hiệu quả đội ngũ cán bộ của Trung tâm;

- Phối hợp với các đơn vị chức năng khác tổ chức xét duyệt, đánh giá cán bộ theo từng chức danh, trình các cấp có thẩm quyền quyết định;

- Phối hợp với các đơn vị khác trong Trung tâm thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ trong Trung tâm;

- Phối hợp với Kế toán thực hiện công tác BHXH, BHYT cho cán bộ, viên chức, cán bộ hợp đồng trong Trung tâm;

- Đầu mối thực hiện công tác về lương, phụ cấp, hưu trí và các chế độ chính sách khác cho cán bộ, viên chức và cán bộ hợp đồng trong Trung tâm;

- Thực hiện các thủ tục cử cán bộ, viên chức, cán bộ hợp đồng đi học, đi công tác, tham quan trong và ngoài nước, gia hạn thời gian học tập và công tác, tiếp nhận cán bộ ở nước ngoài về nước;

- Tham gia thực hiện công tác khen thưởng, kỷ luật cán bộ, viên chức theo sự phân công của Giám đốc Trung tâm;

- Thực hiện các thủ tục để xem xét bổ nhiệm các chức vụ thuộc thẩm quyền của Giám đốc Trung tâm;

- Soạn thảo các văn bản về công tác tổ chức và cán bộ;

- Quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức, cán bộ hợp đồng trong Trung tâm theo quy định hiện hành của nhà nước.

c. Công tác tài chính kế toán

-  Lập kế hoạch dự toán ngân sách Nhà nước hàng năm; Theo dõi, thực hiện dự toán đã phân bổ;

- Tổ chức hạch toán, kế toán và quản lý toàn bộ nguồn thu, chi của Trung tâm theo đúng nguyên tắc, chế độ, chính sách hiện hành của Nhà nước;

- Hàng ngày hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh;

- Hàng tháng lập, hoàn thiện sổ sách kế toán theo đúng quy định;

- Hàng tháng tính tiền lương, phụ cấp cho cán bộ viên chức, cán bộ hợp đồng của Trung tâm;

- Thực hiện thanh, quyết toán các khoản theo quy chế chi tiêu nội bộ đúng kỳ hạn;

- Theo dõi và lập hồ sơ quản lý tài sản, phối hợp với các đơn vị trong Trung tâm kiểm kê tài sản theo định kỳ hoặc đột xuất;

- Thực hiện theo dõi, thanh quyết toán công nợ nguồn thu học phí;

- Xây dựng các mẫu văn bản liên quan về tài chính, kế toán và tài sản; Phối hợp với các tổ chức thực hiện việc thu, chi phúc lợi hàng năm của Trung tâm;

- Phối hợp thực hiện các quy định về chế độ chính sách BHXH, BHYT, BHTT cho cán bộ viên chức của Trung tâm;

- Tư vấn cho Ban Giám đốc, các phòng chức năng, các đơn vị, các tổ chức trong Trung tâm những nội dung liên quan đến tài chính;

- Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đối với cơ quan Nhà nước;

- Thực hiện đầy đủ, kịp thời các loại báo cáo, thống kê đối với cơ quan tài chính cấp trên;

- Hàng tháng báo cáo Giám đốc hoạt động tài chính của Trung tâm, báo cáo Trưởng phòng về các công việc được giao.

d. Công tác quản trị, cơ sở vật chất

- Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ cơ sở vật chất của Trung tâm;

- Xây dựng  kế hoạch hàng năm cho công tác xây dựng cơ bản, cải tạo, sửa chữa và tăng cường cơ sở vật chất trang thiết bị của Trung tâm trình Giám đốc;

- Lập kế hoạch công tác đảm bảo trật tự, phòng chống bão lụt và cháy nổ hàng năm;

- Thực hiện tổ chức giám sát thi công các công trình xây dựng cơ bản, sửa chữa và nâng cấp cơ sở vật chất của Trung tâm;

- Đầu mối thực hiện các thủ tục mua sắm tài sản phục vụ giảng dạy, học tập và các hoạt động công vụ; các thiết bị kỹ thuật cho Trung tâm;

- Tổ chức phục vụ các hoạt động của Trung tâm (Hội nghị, hội thảo, họp Trung tâm, các Đại hội…);

- Quản lý, vận hành và điều phối hệ thống các thiết bị đảm bảo điện, nước, điện thoại, máy Fax…trong Trung tâm;

- Kiểm tra, giám sát việc thực hành tiết kiệm trong sử dụng điện, nước và phòng chống cháy nổ các khu vực trong Trung tâm;

- Tổ chức cải tạo và đảm bảo cảnh quan môi trường của Trung tâm;

- Xây dựng hợp đồng, quản lý các hợp đồng khoán việc và một số hoạt động dịch vụ có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm;

- Bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên và định kỳ các loại trang thiết bị hiện có của Trung tâm;

- Tổ chức phục vụ, khai thác, sử dụng các thiết bị phục vụ cho giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học;

- Theo dõi, kiểm tra việc sử dụng thiết bị phục vụ đào tạo và quản lý các tổ chức trong Trung tâm. Phối hợp với các tổ chức các hoạt động liên quan đến việc sử dụng thiết bị kỹ thuật;

- Phối hợp  với các tổ chức trong và ngoài Trung tâm để tổ chức các sự kiện, tuyên truyền khẩu hiệu;

- Theo dõi, kiểm tra việc sử dụng thiết bị phục vụ đào tạo và quản lý các đơn vị trong Trung tâm. Phối hợp với các đơn vị trong các họat động liên quan đến việc sử dụng thiết bị kỹ thuật./.