Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính-Tổ chức

(Ban hành kèm theo Quyết định số 284/QĐ-GDTC&TT ngày 16 tháng 10 năm 2015 của Giám đốc Trung tâm Giáo dục Thể chất và Thể thao)

1. Chức năng

Phòng Hành chính Tổ chức có chức năng tham mưu và giúp Giám đốc Trung tâm quản lý, tổ chức thực hiện các công tác trong lĩnh vực: hành chính văn phòng; tổ chức cán bộ; kế hoạch, tài chính; quản trị, cơ sở vật chất; pháp chế; truyền thông của Trung tâm.

            2. Nhiệm vụ

            a) Công tác hành chính văn phòng

            i. Công tác tham mưu:

            - Đề xuất các giải pháp, biện pháp và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy hoạch, kế hoạch phát triển thuộc lĩnh vực được phân công;

            - Đầu mối xây dựng kế hoạch năm học, nhiệm vụ năm học;

                - Đầu mối xây dựng các dự án, đề án đầu tư phát triển thuộc lĩnh vực được phân công.

            ii. Công tác quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ:

            - Hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định về công tác quản lý hành chính, công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước, của ĐHQGHN và của Trung tâm;

            - Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, gửi các công văn, tài liệu trong phạm vi quyền hạn;

- Quản lý việc đảm bảo tính pháp chế các loại văn bản. Tư vấn và thẩm định cơ sở pháp lý, thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản của Trung tâm trước khi ban hành;

- Đầu mối tổ chức quản lý và thực hiện chế độ bảo vệ các tài liệu mật theo quy định của Nhà nước, của ĐHQGHN và của Trung tâm;

- Quản lý con dấu của Trung tâm (trừ dấu của tổ chức đảng, các tổ chức đoàn thể, dấu khắc chữ ký) và sử dụng các con dấu theo quy định của Nhà nước;

- Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các văn bản, tài liệu do Trung tâm ban hành, thực hiện sao lục các văn bản liên quan đến Trung tâm và chứng thực chữ ký theo quy định của Nhà nước.

iii. Công tác kế hoạch, tổng hợp, thống kê:

- Tổng hợp, xây dựng chương trình công tác của Trung tâm. Đôn đốc, theo dõi việc thực hiện các chương trình công tác, các kết luận, chỉ đạo của Giám đốc Trung tâm. Chuẩn bị kế hoạch, nội dung, báo cáo, tài liệu liên quan, điều kiện vật chất, kỹ thuật và các điều kiện khác thuộc lĩnh vực công tác được phân công phục vụ chương trình làm việc của Giám đốc Trung tâm với các đơn vị, với cán bộ, viên chức, HSSV và với khách ngoài Trung tâm;

- Tổng hợp báo cáo của các đơn vị trong Trung tâm về kết quả hoạt động, về đề xuất kiến nghị và giải pháp, biện pháp thực hiện;

- Đầu mối tổ chức thực hiện công tác thống kê theo quy định của Nhà nước, của ĐHQGHN và của Trung tâm;

iv. Công tác thư ký:

- Chuẩn bị các báo cáo cho Giám đốc Trung tâm;

- Ghi biên bản các cuộc họp do Giám đốc Trung tâm triệu tập và các cuộc họp khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc Trung tâm;

- Soạn thảo kế hoạch, lịch công tác hàng tuần của Trung tâm.

v. Công tác phục vụ:

- Thực hiện công tác lễ tân của Trung tâm;

- Quản lý phòng họp;

- Thực hiện in ấn, sao chụp văn bản, tài liệu…phục vụ cho các hoạt động của Trung tâm;

- Chuẩn bị các ấn phẩm làm quà tặng, chúc mừng… phục vụ công tác giao dịch, đối ngoại của Trung tâm;

- Làm các thủ tục phục vụ Ban Giám đốc và các đoàn đi công tác.

vi. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc Trung tâm và lãnh đạo phòng giao.

b) Công tác Tổ chức cán bộ

 i. Nghiên cứu, xây dựng quy hoạch phát triển nhân lực phù hợp với chiến lược phát triển và kế hoạch năm học của Trung tâm.

ii. Xây dựng cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong Trung tâm.

iii. Phối hợp với các đơn vị trong Trung tâm lập kế hoạch xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng và phát triển đội ngũ giảng viên, chuyên viên và nhân viên; đầu mối tổ chức, triển khai công tác đánh giá cán bộ, viên chức của Trung tâm.

iv. Tổ chức tuyển dụng cán bộ, viên chức theo đúng quy định của Nhà nước, của ĐHQGHN, của Trung tâm và tham mưu bố trí, điều động cán bộ một cách hợp lý, sử dụng có hiệu quả đội ngũ cán bộ của Trung tâm.

v. Phối hợp với các đơn vị trong Trung tâm tổ chức xét duyệt, đánh giá cán bộ theo từng chức danh, trình các cấp có thẩm quyền quyết định; thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ trong Trung tâm.

vi. Phối hợp với bộ phận Kế toán thực hiện công tác BHXH, BHYT, BHTN cho cán bộ, viên chức và người lao động trong Trung tâm.

vii. Đầu mối thực hiện công tác về lương, phụ cấp, hưu trí và các chế độ chính sách khác cho cán bộ, viên chức và người lao động trong Trung tâm.

viii. Thực hiện các thủ tục cử cán bộ, viên chức, người lao động trong Trung tâm đi công tác, tham quan trong nước; gia hạn thời gian học tập, công tác trong nước; tiếp nhận cán bộ ở nước ngoài về nước.

ix. Đầu mối thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, viên chức.

x. Thực hiện các thủ tục để xem xét bổ nhiệm các chức vụ quản lý thuộc thẩm quyền của Giám đốc Trung tâm.

xi. Quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức, cán bộ hợp đồng trong Trung tâm theo quy định hiện hành của Nhà nước.

xii. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc Trung tâm và lãnh đạo phòng giao.

c) Công tác kế hoạch, tài chính

i. Công tác kế hoạch:

- Xây dựng kế hoạch tài chính trung và dài hạn của Trung tâm;

- Đầu mối tổng hợp và xây dựng kế hoạch nhiệm vụ, kế hoạch ngân sách hàng năm của Trung tâm;

- Xây dựng kế hoạch phân bổ kinh phí cho các nhiệm vụ của Trung tâm được ĐHQGHN giao;

- Kiểm tra, đôn đốc tiến độ thực hiện kế hoạch nhiệm vụ và kế hoạch ngân sách hàng năm của các đơn vị để trình phương án điều chỉnh kinh phí cho phù hợp với tình hình nhiệm vụ cụ thể;

 ii. Công tác tài chính:

- Lập dự toán thu, chi ngân sách hằng năm của Trung tâm, trình ĐHQGHN thẩm định, tổng hợp, phân bổ để tổ chức thực hiện;

- Hướng dẫn các đơn vị thực hiện đúng luật, chế độ chính sách, các quy định, quy trình về tài chính kế toán hiện hành của của Nhà nước và của ĐHQGHN;

- Quản lý thu, chi và thực hiện công tác hạch toán kế toán theo quy định; quyết toán các nguồn kinh phí, lập, nộp báo cáo theo quy định;

- Phối hợp với Phòng Đào tạo và quản lý người học quyết toán học phí môn chung với các đơn vị đào tạo có sinh viên theo văn bản hướng dẫn của ĐHQGHN;

- Phối hợp với các đơn vị trong Trung tâm lập phương án, tính hiệu quả của các chương trình liên kết, hoạt động có thu ngoài nguồn ngân sách nhà nước, xây dựng cơ chế tài chính đối với các chương trình, hoạt động này;

- Kiểm tra, giám sát và thực thi các khoản thu, chi tài chính; các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, mua bán, sửa chữa, thanh lý tài sản và nguồn hình thành tài sản;

- Phối hợp thực hiện việc chi trả tiền lương, tiền công và các chế độ khác theo đúng quy định hiện hành; nộp và quyết toán BHXH, BHYT, BHTN, kinh phí Công đoàn;

- Thực hiện kiểm tra, thanh toán các khoản kinh phí hoạt động theo Quy chế chi tiêu nội bộ của Trung tâm và quy định hiện hành của Nhà nước;

- Tổ chức theo dõi, thống kê và nộp thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành, đại diện cho người nhận thu nhập quyết toán với cơ quan thuế (khi được ủy quyền);

- Phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện công tác kiểm kê tài sản, trang thiết bị định kỳ theo quy định của Nhà nước;

- Lập báo cáo tài chính theo đúng quy định của Nhà nước;

- Thực hiện bảo quản, lưu trữ các chứng từ, sổ sách kế toán theo quy định hiện hành.

iii. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc Trung tâm và lãnh đạo phòng giao.

d) Công tác quản trị, cơ sở vật chất

i. Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành toàn bộ cơ sở vật chất của Trung  tâm được giao quản lý theo quy định của ĐHQGHN.

ii. Thực hiện lập kế hoạch và thực hiện việc mua sắm tài sản; đầu tư xây dựng, quản lý và điều hành cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị, công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm của Trung tâm được ĐHQGHN phê duyệt.

iii. Lập kế hoạch và triển khai thực hiện công tác phòng chống bão lụt và cháy nổ hàng năm.

iv. Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các biện pháp bảo vệ trật tự, an ninh, an toàn các khu vực giảng dạy, học tập và làm việc, bảo vệ tính mạng, tài sản cá nhân và tập thể trong khu vực Trung tâm.

v. Quản lý việc sử dụng các phòng làm việc, phòng họp, kho dụng cụ, phòng lý thuyết và các công trình kiến trúc như: Nhà thi đấu thể thao; sân vận động, sân đa năng…

vi. Thực hiện cấp phát dụng cụ học tập môn học Giáo dục thể chất, hoạt động ngoại khóa.

vii. Quản lý, đảm bảo việc sử dụng điện thoại, máy fax, internet, điện, nước, công tác vệ sinh, phòng dịch.

viii. Lập kế hoạch và thực hiện việc bảo trì, bảo dưỡng tài sản, trang thiết bị văn phòng, thiết bị tin học, trang thiết bị chuyên môn của Trung tâm.

ix. Quản lý và điều hành ô tô Trung tâm.

x. Đầu mối tổ chức các sư kiện Trung tâm (hội nghị, hội thảo, các cuộc họp,…); quản lý, sử dụng, trang trí các phòng họp.

xi. Thực hiện công tác kiểm kê, báo cáo định kỳ; phối hợp thực hiện thống kê, khấu hao, thanh lý tài sản sản theo quy định.

xii. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc Trung tâm và lãnh đạo phòng giao.

đ) Công tác pháp chế

i. Xây dựng kế hoạch, nhiệm vụ công tác (hàng năm, quý, tháng) trình Giám đốc Trung tâm phê duyệt và tổ chức thực hiện.

ii. Là đầu mối, phối hợp với các bộ phận chức năng tổ chức rà soát, thẩm định văn bản của Trung tâm; xây dựng các văn bản quản lý và cơ sở dữ liệu về công tác pháp chế ở Trung tâm; phổ biến pháp luật, quy chế, quy định của ĐHQGHN, của Trung tâm cho cán bộ, viên chức, người lao động và người học.

iii. Tư vấn pháp luật cho Giám đốc Trung tâm về những vấn đề liên quan đến tổ chức và hoạt động của Trung tâm; bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Trung tâm, của cán bộ, viên chức, người lao động và người học.

iv. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện pháp luật của Nhà nước, các văn bản quản lý của ĐHQGHN và của Trung tâm; đề xuất, kiến nghị các biện pháp phòng ngừa, khắc phục hậu quả và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật, quy chế, quy định của ĐHQGHN và của Trung tâm.

v. Tham gia các chương trình tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng làm việc cho cán bộ làm công tác pháp chế do ĐHQGHN và các cơ quan, đơn vị tổ chức.

vi. Đề xuất, kiến nghị với Giám đốc Trung tâm về các vấn đề liên quan đến công tác pháp chế ở Trung tâm.

vii. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc Trung tâm và lãnh đạo phòng giao.

e) Công tác truyền thông

i. Hoạt động website:

- Tham mưu cho Giám đốc Trung tâm trong việc điều hành, quản lý và phát triển cổng thông tin của Trung tâm;

- Xây dựng các văn bản quy định, hướng dẫn liên quan đến hoạt động webiste và trình Giám đốc Trung tâm phê duyệt, ban hành;

- Xây dựng kế hoạch phát triển, nâng cấp và mở rộng hệ thống website của Trung tâm;

- Quản lý và quản trị nội dung trên hệ thống website của Trung tâm nhằm phục vụ công tác quản lý, đào tạo, nghiên cứu khoa học, đồng thời quảng bá rộng rãi hình ảnh của Trung tâm;

- Tuyên truyền, phổ biến các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước và của Trung tâm trên hệ thống website của Trung tâm.

ii. Hoạt động truyền thông:

- Tham mưu xây dựng, ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn giúp Giám đốc Trung tâm quản lý các hoạt động của Trung tâm có liên quan đến công tác truyền thông;

- Xây dựng chiến lược, chương trình, kế hoạch truyền thông và là đầu mối triển khai các hoạt động tuyên truyền, quảng bá hình ảnh của Trung tâm;

- Là đầu mối tổ chức họp báo; liên hệ mời các cơ quan báo chí, truyền thông tham dự và đưa tin về hoạt động của Trung tâm;

- Là đầu mối làm việc và tiếp nhận các nội dung yêu cầu của phóng viên báo chí đến liên hệ làm việc với Trung tâm và báo cáo Giám đốc Trung tâm;

- Thực hiện chức năng truyền thông, quan hệ công chúng và quảng bá thương hiệu của Trung tâm nhằm góp phần phát triển hợp tác, thu hút các nguồn lực cho sự phát triển Trung tâm và các đơn vị;

- Xuất bản các ấn phẩm truyền thông gồm: phim tài liệu, clip...;

- Phối hợp với các đơn vị trực thuộc Trung tâm, các đối tác để thông tin, tuyên truyền về Trung tâm qua các phương tiện truyền thông đại chúng.

iii. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc Trung tâm và lãnh đạo phòng giao.

f) Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức được thừa lệnh Giám đốc Trung tâm ký một số văn bản thuộc lĩnh phụ trách.

g) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm giao./.