Nhiệm vụ công tác Văn phòng

Qua buổi hội nghị tổng kết công tác văn phòng do Đại học Quốc gia tổ chức vào ngày 23/12/2011, thấy rằng nhiệm vụ công tác văn phòng là vô cùng quan trọng và cần thiết.

Đối với một đơn vị mới thành lập như Trung tâm Giáo dục Thể chất và Thể thao thì công tác văn phòng càng quan trọng và cần thiết hơn, là bộ phận giúp Ban Giám đốc hoạch định những công việc cụ thể trong chỉ đạo, để dần đưa Trung tâm vào nền nếp và ổn định theo hướng phát triển của Đại học Quốc gia Hà Nội. Trong hơn hai năm qua, công tác văn phòng đã có những nỗ lực cố gắng hết mình để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Với cơ cấu 02 phòng chức năng: phòng Hành chính tổ chức và phòng Đào tạo, đội ngũ làm công tác văn phòng là 10 cán bộ. Trong đó 03 cán bộ chuyên trách, 07 cán bộ kiêm nhiệm, vừa làm công tác quản lý, vừa là cán bộ giảng dạy. Và công tác văn phòng cũng được chia thành 02 bộ phận: đó là bộ phận hành chính văn thư lưu trữ và bộ phận quản trị.
 Những mặt đã làm được.
Công tác Hành chính văn thư lưu trữ: Buổi ban đầu, gặp không ít khó khăn về nhân sự, chỉ có 02 cán bộ chuyên trách, phải kiệm nhiệm nhiều mảng công việc khác nhau, ngay cả các đồng chí trong Ban Giám đốc và Trưởng phó phòng cũng là kiêm nhiệm, vừa giảng dạy, vừa làm công việc của một cán bộ văn phòng như soạn thảo văn bản, xử lý thông tin, phân công giờ giảng cho giáo viên, một công việc của trợ lý đào tạo. Tuy là đơn vị mới và nhỏ cho nên về các công văn giấy tờ đi, đến cũng không nhiều nhưng đã áp dụng đúng quy trình thủ tục hành chính và giải quyết các văn bản, giao nhận một cách kịp thời, đúng thời gian. Quản lý con dấu, hệ thống sổ sách một cách chặt chẽ trong việc công văn đi và đến đối với các đơn vị trong và ngoài Đại học Quốc gia Hà Nội, đúng thời gian, đảm bảo nguyên tắc, an toàn. Đã ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý các số liệu, biểu, bảng điểm cho sinh viên, trong tài liệu lưu trữ và quản lý cán bộ như bộ phận tổ chức hay bộ phận đào tạo. Trang web của Trung tâm được triển khai với các tiêu đề chính, gồm nhiều nội dung cần thiết và thường xuyên được cập nhật với các thông tin, bài viết liên quan đến sự hoạt động của Trung tâm.
Ngoài việc công tác hành chính, văn phòng thì nhiệm vụ của thư ký trong các buổi họp giao ban là xây dựng báo cáo tổng hợp và thực hiện thống kê những công việc đã được nêu ra. Qua đó, giúp ban Giám đốc nắm bắt và xử lý kịp thời các thông tin phục vụ cho sự hoạt động của Trung tâm.
 Bộ phận quản trị: Vì là đơn vị mới thành lập cho nên điều kiện cơ sở vẫn còn gặp nhiều khó khăn. Nơi làm việc và sân giảng dạy ở 03 nơi khác nhau nhưng những thiết bị văn phòng để phục vụ công tác được trang bị một cách đầy đủ ngay từ buổi ban đầu. Về sân bãi, dụng cụ giảng dạy đã đáp ứng kịp thời, không để ảnh hưởng đến thời gian cũng như chất lượng học tập của sinh viên. Sân bãi được sửa chữa, sơn kẻ cả 02 sân theo đúng quy định để phục vụ trong giảng dạy và cũng là nơi cho cán bộ giáo viên, sinh viên tập luyện sau một ngày học tập, làm việc căng thẳng, mệt mỏi. Có thể nói bộ phận quản trị là một mảng công việc không thể thiếu trong nhiệm vụ của công tác văn phòng. Là bộ phận giúp cho Trung tâm hoạt động có hiệu quả hơn trong nhiều lĩnh vực.
Những mặt hạn chế:
Công tác văn phòng tuy đã đạt được những kết quả nhất định kể từ ngày thành lập nhưng vẫn còn những mặt hạn chế:
- Công tác văn thư, xử lý thông tin đi và đến đôi lúc vẫn còn sai sót. Kỹ năng soạn thảo, xây dựng văn bản còn yếu. Điều này cũng làm ảnh hưởng đến công tác chỉ đạo của Ban Giám đốc.
- Công tác tham mưu, giúp Ban Giám đốc trong công việc chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra.
- Công nghệ thông tin, công tác tin học được quan tâm nhiều nhưng ứng dụng trong công việc chưa mang tính chuyên nghiệp vì vậy hiệu quả chưa cao.
- Vì điều kiện cho nên các thiết bị cũng như cơ sở vật chất như khu nhà Đa năng ở sân Ngoại ngữ vẫn sử dụng chung do đó gặp không ít khó khăn về quản lý.
Như vậy, công tác văn phòng của Trung tâm Giáo dục thể chất và Thể thao trong hơn hai năm qua đã có những bước tiến tích cực, nỗ lực hết mình phần nào đã đáp ứng được những yêu cầu của Ban Giám đốc.
                                                                                                                               
                                                                                                                                Nguyễn Kim Oanh